Het onderscheiden van hoofd- en bijzaken

Werknemers krijgen tegenwoordig bergen informatie te verwerken. Door de opkomst van internet en de nieuwe communicatie tools om kennis eenvoudig te delen heeft de verwerking van informatie de laatste jaren een exponentiële groei meegemaakt. Hoe kunnen uw werknemers hier het beste mee omgaan? Hoe onderscheiden zij hoofd- en bijzaken van elkaar om toch efficiënt te blijven werken?

In dit artikel leggen we uit wat u als leidinggevende kunt doen om uw werknemers bij dit vraagstuk te helpen. U verwacht een bepaalde betrokkenheid van uw werknemers waarin zij zichzelf door ontwikkelen door het lezen van nieuwsbrieven, bezoeken van congressen, deelnemen aan workshops, etc. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw werknemers de juiste balans hierin vinden?

Probleem van informatieverwerking

Al die informatie ‘schreeuwt’ om aandacht en vraagt om reactie. U moet overal kennis van nemen en mag niks missen. Want stelt u zich voor dat u iets belangrijks of urgents over het hoofd ziet. Dan heeft u een probleem.

Veel mensen raken hierdoor het overzicht al gauw kwijt. Het lukt ze opeens niet meer de juiste zaken aan elkaar te koppelen en tot de kern van de zaak te komen. Ze zijn meer bezig met reageren, dan met doordacht handelen.

Al die informatie wordt vaak niet efficiënt genoeg verwerkt. Hierdoor kan het zijn dat uw werknemers niet meer de juiste beslissingen nemen. Het komt erop neer dat zij niet goed in staat zijn om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Ze hebben moeite met ‘schakelen’.

Hoe leer u uw werknemers hoofd- en bijzaken te onderscheiden?prioriteiten stellen

Realiseer u dat iedere werknemer anders is. De een heeft het van nature meer in zich heeft hoofd- en bijzaken te onderscheiden dan de ander. Een belangrijke eigenschap hierin is om overzicht te houden over alle informatie die op je afkomt.

Leer uw medewerkers allereerst om prioriteiten te stellen. Doe dat in het begin desnoods een keer samen, of laat hem of haar met iemand werken die hier goed in is. Het is met name belangrijk dat uw werknemers onderscheid leren maken in:

  1. Belangrijke- en minder belangrijke zaken
  2. Dringende en minder dringende zaken

Daarnaast is het vervolgens de kunst deze zaken op een goede manier af te handelen:

  • Belangrijke zaken die tevens dringend zijn: altijd direct afhandelen (bijvoorbeeld: een urgente vraag van een klant of een noodgeval)
  • Zaken die minder belangrijk doch dringend zijn: delegeren of snel afhandelen (denk aan: ingeplande werkzaamheden of de administratie)
  • Belangrijke zaken die niet dringend zijn: inplannen voor later (doelstellingen van anderen of acquisitie)
  • Onbelangrijke- niet dringende zaken: geen prioriteit. Die komen pas in aanmerking om af te handelen op een later tijdstip of misschien tussendoor wanneer er tijd over is (bijpraten collega of het checken van mail).

Hoe helpt u uw werknemers op een concrete manier?

  • Laat uw werknemers een lijst van werkzaamheden maken en die dagelijks actualiseren.
  • Vraag om urgentie en belangrijkheid aan te geven en dit in een schema te zetten.
  • Laat uw werknemers een realistische planning maken op basis van belangrijkheid en urgentie (hoofd- en bijzaken).
  • Zorg dat zij die vervolgens een voor een afwerken.

Overige tips

  • Geef uw werknemers mee dat als zij zaken niet oppakken dit niet per se slecht hoeft te zijn. Het kan een positief effect hebben op de productiviteit en efficiency.
  • Tussentijds kan het misschien zo zijn dat een bijzaak een hoofdzaak wordt. Laat hun schema hierop aanpassen.
  • Let erop dat uw werknemers ook voldoende tijd reserveren voor onverwachte dingen of ‘invliegers’. Maar leer ze ook ‘nee’ zeggen op verzoeken van anderen. Niet iedereen doet dit even makkelijk, maar het is te leren.
  • Kijk uit met email. Het wordt te vaak gezien als een hoofdzaak terwijl het een bijzaak moet zijn.

 

Deel dit artikel: